Case Soepel en veilig inschrijf- en matchingsproces voor Stichting M.A.-Run Venlo
Al sinds 1986 organiseert Stichting Maria Auxiliatrix Run (M.A.-Run) elk jaar de grootste zijspanrit van Nederland, inclusief een fantastisch feestweekend. De personen die hierbij centraal staan? Dat zijn kinderen en jongeren met een beperking van De Zorggroep, de Mytylschool, VSO Impuls en scouting Hertog Reinoud, alle uit Venlo. Het verwerken van de inschrijvingen en het matchen van de zijspanrijders en passagiers is een enorme administratieve klus. Om dit soepel én AVG-proof te laten verlopen, heeft ZeroPlex speciaal voor Stichting M.A.-Run een apart inschrijfportaal en bijbehorende matchingsmodule ontwikkeld.
Ondanks dat het pro Deo is, doet dit niets af aan de professionaliteit van de software die ze voor ons hebben ontwikkeld en in beheer hebben.
Frans Verhaegh
secretaris bij Stichting M.A.-Run.
Animo zorgt voor complexe administratieve puzzel
Ruim 35 jaar geleden ontstond het initiatief voor een gezellige run vanuit zijspanclub ‘Het Derde Wiel’ om wat te kunnen betekenen voor de medemens. Het idee was om met ongeveer 50 zijspannen te gaan rijden en voor de passagiers werd zorginstelling Maria Auxiliatrix in Venlo benaderd. “Deze eerste run werd een geweldig succes met maar liefst 160 zijspannen”, vertelt Frans Verhaegh, secretaris bij Stichting M.A.-Run.
Tegenwoordig zijn de aantallen rondom de M.A.-Run ronduit indrukwekkend te noemen. Frans: “Er doen jaarlijks ruim 200 zijspanrijders en net zoveel passagiers mee. Daarnaast regelen 170 motorrijders het verkeer en helpen zo’n 250 vrijwilligers mee om iedereen een onvergetelijk weekend te bezorgen. En deze mensen komen niet alleen uit Nederland, maar ook uit België, Duitsland en Scandinavië. Je kunt je voorstellen wat een administratieve puzzel dat is om alle inschrijvingen te beheren en de zijspanrijders te matchen met de passagiers.”
Handmatige verwerking in Excel
Al het administratieve werk werd gedaan in Excel. Elke groep had een eigen Excel-lijst, maar dat betekende wel dat als er veranderingen waren in het ene bestand, die weer handmatig doorgevoerd moesten worden in het andere. Met zoveel animo was dit proces niet meer uitvoerbaar. Ondertussen werd ook de AVG-wetgeving actief, een extra vereiste aan verwerkers om op een veilige manier om te gaan met persoonsgegevens.
“We kwamen in contact met Twan van Dijk van ZeroPlex en hij wilde graag pro Deo iets voor ons betekenen”, vertelt Frans. “Dus we hebben laten zien welke formulieren en gegevens we handmatig verwerkten en hoe onze processen eruitzagen. Waarna enkele applicatie-engineers van ZeroPlex aan de slag zijn gegaan om hiervoor een digitale en veilige oplossing te ontwerpen.”
“Verder is de band die de zijspanrijders en passagiers onderling opbouwen ontzettend belangrijk en onderscheidend voor de M.A.-Run”, vervolgt Frans. “Sommigen rijden al samen vanaf het begin! Daar houden we ieder jaar rekening mee bij het matchen van de zijspanrijders en passagiers. Ook daar is ZeroPlex mee aan de slag gegaan.”
Digitaal inschrijven en matchen
Uiteindelijk zijn er verschillende oplossingen opgeleverd die onderling met elkaar zijn gekoppeld. Zo is er een apart aanmeldformulier voor alle zijspanrijders, passagiers, vrijwilligers en verkeersregelaars op een beveiligde webpagina. Frans: “Elk jaar kan ik voor het inschrijven een nieuwe run aanmaken en kiezen welk formulier ik openzet. Die zijn trouwens beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits. De mensen die zich willen inschrijven, maken een account aan en vullen zo de benodigde gegevens in. Zijspanrijders kunnen bijvoorbeeld aangeven hoeveel passagiers er mee kunnen en of er ruimte is voor een rolstoel. Al die gegevens komen nu in één database terecht.”
“Verder is aan het inschrijfformulier een betaalsysteem gekoppeld”, vertelt Frans. “Elke deelnemer ontvangt een gratis T-shirt. Willen ze er meer bestellen? Dan kunnen ze die eenvoudig online bestellen en afrekenen. En natuurlijk het matchingsproces: dat is nu geautomatiseerd. Net als het toewijzen van een startnummer. Kortom, we hebben nu een compleet inschrijf- en matchingssysteem die voldoet aan de AVG-wetgeving én organisatorisch beheersbaar is.”
De samenwerking met ZeroPlex
Frans: “Ondanks dat het pro Deo is, doet dit niets af aan de professionaliteit van de software die ze voor ons hebben ontwikkeld en in beheer hebben. We ervaren de samenwerking als zeer prettig. Als er iets niet goed werkt, dan heb ik een vaste engineer die ik kan bellen en als hij aangeeft dat het binnen een kwartier is opgelost, dan is dat ook zo. We zijn ZeroPlex ontzettend dankbaar voor deze oplossing. Zonder deze applicaties konden we de M.A.-Run niet meer op een verantwoorde manier en binnen de wettelijke normen organiseren. En na twee door corona geannuleerde edities kijken we ontzettend uit naar de aankomende 34e zijspanrit!
Andere klantcases
CTV Transport
Het grote voordeel van ZeroPlex is dat zij de tijd nemen om samen te sparren over nieuwe ideeën en ontwikkelingen. Hierdoor weten we vooraf dat de geplande ontwikkeling ook het gewenste resultaat zal opleveren.
Bekijk de case
VAEX
Het is erg fijn dat bij ZeroPlex alles onder één dak zit. Van software tot hardware, van cloud tot automatisering. Dit maakt het overzichtelijk.
Bekijk de case
Tuincentrum Leurs
Problemen worden snel en netjes opgelost, ik hoef hier niet meer zelf achteraan. Ik kan volledig vertrouwen op de expertise van ZeroPlex.
Bekijk de case
Ontmoet ZeroPlex
Graag komen we met u in contact om samen met u een oplossing te bedenken voor uw ICT-uitdaging.
"*" geeft vereiste velden aan
