Case

Kempen Transport

www.kempentransport.nl

Een AI Agent als verlengstuk van het orderteam.

Branche: Logistiek
Samenwerking sinds: 2014
Rapportcijfer:

Software & AI

Kempen Transport: een AI Agent als verlengstuk van het orderteam

Van een vacature die openbleef naar een AI Agent die het invoerwerk doet: hoe Kempen Transport de orderverwerking stap voor stap opnieuw inrichtte.

Goede mensen voor order entry zijn schaars, en bij Kempen Transport bleef de vacature daardoor open. Daar komt bij dat order entry zich bij uitstek leent om AI een bedrijf binnen te halen: veel herhaling, duidelijke regels en een scherp afgebakend proces. Vijf maanden later doet een AI Agent het invoerwerk, houdt het orderteam tijd over voor klanten en uitzonderingen, en kunnen de verschoven diensten uit het rooster.

Allebei leveren ze bovendien iets op wat je vooraf niet bedenkt. De mensen van wie de AI Agent het werk gedeeltelijk of helemaal overneemt, verdwijnen niet: zij groeien intern door naar plekken waar ze harder nodig zijn en lastiger te vervangen.

Het project is nog niet af, en dat is precies wat deze case te vertellen heeft.

Directeur Ben Peters vertelt wat het opleverde, wat het aan geduld vroeg, en wat hij meegeeft aan collega-ondernemers die hetzelfde overwegen.

Over Kempen Transport

Kempen Transport is sinds 1928 een familiebedrijf uit Venlo, inmiddels in de vierde generatie. Wat begon met paard en wagen is uitgegroeid tot ruim 300 medewerkers en zo’n 250 trekkers en trailers, die vanaf een terrein met bijna veertig laaddocks geconditioneerd transport en groupage rijden tussen Nederland, België en Duitsland.

Van een vacature die openbleef naar een AI Agent die het invoerwerk doet: hoe Kempen Transport de orderverwerking stap voor stap opnieuw inrichtte.

Ben Peters
Directeur Kempen Transport

Order entry wacht niet tot morgen

Goed personeel is moeilijk te vinden, en order entry bleek een van de lastigste plekken om te vullen. Dat lag niet alleen aan de arbeidsmarkt. Er hoorden verschoven diensten bij, er was de vraag of de plek fulltime of parttime moest zijn, en in een hecht team telt ook of iemand past.

Daar komt bij dat het werk onderschat wordt. Order entry vraagt interne en externe communicatie, nauwkeurigheid en focus, en op bepaalde momenten van de dag staat er flinke druk op. Orders komen binnen in allerlei vormen zoals mail en PDF, en ongeveer de helft werd nog met de hand verwerkt.

Om wat voor volume het gaat: ongeveer 4.500 orders per maand, en elke order kostte gemiddeld drie minuten aan lezen, filteren en overtypen. Dat is ruim 200 uur per maand aan invoerwerk, voordat er één kilometer gereden is.

Voor een bedrijf dat vierentwintig uur per dag rijdt, is dat geen detail. Elke order die blijft liggen is een rem op de planning en op de belofte richting de klant.

Waarom ZeroPlex

Het idee lag er al even. Ben Peters zag een presentatie over AI in de orderverwerking, en vanaf dat moment stond voor hem vast dat order entry het proces was om mee te beginnen met deze innovatie.

Toen het zover was, legde Kempen Transport verschillende aanbieders naast elkaar. ZeroPlex heeft eerder al bewezen bedrijfsprocessen met software te kunnen automatiseren. Maar AI Agents die bij andere bedrijven al dagelijks orders verwerkten. Dat gaf de doorslag.

Wat daarbij meespeelt: ZeroPlex heeft een eigen AI specialisten en meerdere AI Agents in productie, intern en bij klanten. Alles draait in Nederlandse datacenters, bedrijfsdata van klanten wordt nooit gebruikt om modellen te trainen, en een AI Agent koppelt met de systemen die er al staan in plaats van ze te vervangen. Daar komt bij dat ZeroPlex zelf in Venlo zit, dus de lijnen zijn kort.

En de aanpak paste bij wat Peters voor ogen had. De AI Agent zet klaar, de medewerker beoordeelt, een verlengstuk en geen vervanging.

De AI Agent: lezen, controleren, klaarzetten

ZeroPlex bouwde een AI Agent die binnenkomende orders leest, de gegevens eruit haalt, controleert en klaarzet in het transportmanagementsysteem. Een medewerker kijkt mee en geeft akkoord.

Dat meekijken is geen tijdelijke constructie die er later uit gaat. Mensen blijven nodig om de uitkomsten te beoordelen en om klanten te woord te staan die liever bellen dan mailen.

	Handmatig	Met de AI Agent
Per order	ongeveer 3 minuten lezen, filteren en overtypen	controleren en akkoord geven
Aandeel orders	ongeveer de helft ging met de hand	80 tot 85 procent gaat door de AI Agent
Rol van de medewerker	invoeren	beoordelen, en klanten te woord staan

“Het moet echt als een verlengstuk gelden en niet als een invulling van.”

Het ging niet vanzelf

Het project is goed verlopen, maar duurde langer dan gepland. Dat is het eerste wat Peters noemt als je vraagt wat anderen moeten weten.

“Om te denken dat doe ik wel even in een paar weken en dan staat het helemaal, dat kun je echt vergeten. Zo’n project vraagt geduld, rust, beleid en zorgvuldigheid.”

Wat volgens hem het verschil maakt:

• Neem het hele team mee, en de aangrenzende afdelingen erbij.
• Communiceer open over voortschrijdend inzicht.
• Betrek ook klanten. Orders die in een vaste vorm binnenkomen, maken het werk voor iedereen eenvoudiger.
• Werk met twee sporen: laat het bestaande proces doorlopen en laat intussen één of twee mensen de AI controleren. Pas als het stabiel draait, zet je de knop om.
• Wees duidelijk tegen je mensen over wat er verandert en wat niet.

Waar staat Kempen Transport nu

Ongeveer vijf maanden na de start gaat 80 tot 85 procent van alle orders door de AI Agent. Inmiddels betaalt de investering zich terug, zegt Peters, en het aandeel dat automatisch doorgaat groeit nog steeds.

De orderverwerking kost nu ongeveer een derde minder tijd, en de verwachting is dat dat naar de helft gaat. Die tijd verdwijnt niet uit het bedrijf: besparen is niet het doel, zegt Peters, de bedoeling is mensen in te zetten op plekken waar ze moeilijk te vinden zijn. Dat gebeurt al: het orderteam telt nu zes mensen in plaats van zeven, en die medewerker werkt inmiddels op een andere afdeling.

Het onverwachte voordeel zit niet in de uren maar in de roosters. Doordat de AI Agent een deel van het werk overneemt en de werkprocessen daarop zijn aangepast, kunnen de verschoven diensten verdwijnen.

Van één AI Agent naar meer

Het overtuigendste bewijs dat het werkt, is niet een percentage maar wat erop volgt. Sinds juni draait er een tweede toepassing voor het scannen van documenten. Daarna staan de stromen in de financiële administratie op de rol, een toepassing binnen HR, en een analyse van de planning.

“Ik denk ook niet dat ik zonder AI kan.”

Samen verder bouwen

Order entry was bij Kempen Transport het begin, niet het eindpunt. AI begint er ook niet bij de technologie, maar bij het kiezen van het juiste proces: veel volume, duidelijke regels, en een plek die toch al moeilijk te bemensen was. Wat Peters anderen meegeeft gaat dan ook niet over techniek, maar over tempo, over je team meenemen, en over wie het werk blijft doen.

“Het moet echt als een verlengstuk gelden en niet als een invulling van.”
Ben Peters, directeur bij Kempen Transport

Andere klantcases

Het is erg fijn dat bij ZeroPlex alles onder één dak zit. Van software tot hardware, van cloud tot automatisering. Dit maakt het overzichtelijk.

Bekijk de case

ENJOB Personeelsdiensten over de samenwerking met ZeroPlex — ENJOB Personeelsdiensten

Tijdens ons eerste gesprek bleek al snel dat we eindelijk met een professionele partij aan tafel zaten, met kennis van (onze) zaken. Een bedrijf met korte lijnen en een team van ICT-specialisten, aangeraden door collega-ondernemers.

Bekijk de case